O atendimento automático via WhatsApp tem se tornado cada vez mais prioritário para empresas de diversos setores e portes.
Afinal, nós, brasileiros, ocupamos a segunda posição atualmente em um ranking de maior quantidade de usuários de internet e WhatsApp.
Diante de tantos usuários dessa ferramenta, as empresas têm se adaptado à necessidade de estar cada vez mais próximas de seus clientes, adotando o WhatsApp como uma importante ferramenta de negócios.
É claro que os clientes preferem o WhatsApp para o atendimento, graças à praticidade da ferramenta no dia a dia.
Por isso, o atendimento ao cliente automático é essencial, principalmente para negócios de médio e grande porte, que cotidianamente gerenciam o atendimento de dezenas ou centenas de clientes.
Quer saber mais sobre esse assunto e como a automação do atendimento no WhatsApp pode impulsionar as suas atividades e aumentar a satisfação dos clientes? Então, acompanhe o conteúdo a seguir!
O que é o atendimento automático WhatsApp?
O atendimento automático no WhatsApp nada mais é do que a automação do envio de mensagens e gerenciamento de tickets por meio de inteligência artificial e chatbots.
A partir disso, toda e qualquer empresa consegue responder com mais eficiência às mensagens recebidas de clientes, aumentando a desenvoltura do time de atendimento.
Portanto, uma automação como essa esclarece informações com maior precisão, oferece suporte, gerencia vendas e agenda compromissos, até mesmo fora do horário comercial.
Como destacamos algumas vezes, o atendimento automático no WhatsApp envia mensagens personalizadas e instantâneas, além de segmentar os atendimentos conforme as necessidades dos clientes.
O gerenciamento de tickets, por exemplo, encaminha o cliente para o departamento ideal ou etapa indicada para a fase de atendimento.
Atendimento automático WhatsApp Business API x APP
Digamos que o WhatsApp é uma ferramenta com a qual já estamos acostumados, muitas vezes usada como nosso meio de contato pessoal.
Portanto, ele é indicado principalmente para pequenas empresas que sentem a necessidade de contatar seus pacientes de forma individual.
Por outro lado, o WhatsApp Business API é ideal para marcas que buscam integrar o serviço a outros canais e dados, precisando de um pacote mais robusto.
A principal diferença entre o WhatsApp App e a API está no número máximo de acessos simultâneos em cada plataforma.
A versão Business App aceita até 5 dispositivos conectados simultaneamente, sendo um número principal e 4 aparelhos adicionais por conta.
Já a versão API permite muitos usuários simultâneos, sendo ideal para equipes de atendimento ao cliente pelo WhatsApp.
Como converter o WhatsApp em um número comercial?
Para isso, pegue o seu número em uso para atendimento ao cliente e siga o passo a passo destacado:
- Baixe a versão Business do aplicativo WhatsApp
- Verifique atentamente o seu número em uso para atendimento
- Faça um backup na conta anterior e restaure no novo WhatsApp
- Escolha o nome da empresa
- Preencha todo o perfil conforme as solicitações do aplicativo
- Pronto, seu WhatsApp de atendimento está configurado
Como funciona o atendimento automático WhatsApp?
A versão Business permite o atendimento automático no WhatsApp, que nada mais é do que uma opção para reduzir o tempo de espera dos seus clientes entre as mensagens.
Para a equipe de vendas, essa é uma ferramenta essencial; o atendimento e o marketing também são beneficiados com essa automação.
Além disso, é possível automatizar todo o processo de atendimento, bastando acessar as configurações para personalizar as mensagens automáticas que serão enviadas
Mensagem automática WhatsApp
A mensagem automática ou resposta pode funcionar de várias formas e ser personalizada conforme as necessidades da empresa e o tom de voz desejado.
A seguir, separamos alguns exemplos de como implementá-las no seu atendimento automático pelo WhatsApp.
Resposta automática
A depender do nicho da sua empresa, serviços e até mesmo produtos, os seus clientes podem ter dúvidas em comuns.
Se esse é o caso da sua empresa, é possível configurar o número para envio de respostas automáticas com um apenas um clique.
Aviso sobre ausência
Defina uma mensagem de atendimento automático WhatsApp para informar a sua ausência no canal de atendimento.
Explique sobre o horário comercial e cumprimente o seu cliente. Por fim, informe que a empresa retomará o contato o quanto antes.
Mensagem para saudar o cliente
A forma como você recepciona seus clientes, mesmo no atendimento automático do WhatsApp, pode impactar diretamente na satisfação e experiência deles com a marca.
Por isso, escolha uma boa saudação, oriente sobre a organização da empresa e, principalmente, sobre as perguntas que podem ser feitas.
Aprenda a configurar o atendimento automático WhatsApp
Viu a importância do atendimento automático WhatsApp? Então veja como configurar o dispositivo de atendimento da sua empresa para maior eficiência no atendimento ao cliente.
Siga o passo a passo destacado:
- Acesse as opções da conta clicando nos três pontos no canto superior direito;
- Selecione ‘Ferramentas comerciais’;
- Na seção ‘Conversa’, é possível configurar mensagens automáticas clicando em ‘Mensagem de saudação’ ou ‘Mensagem de ausência’;
- Escolha uma dessas opções, escreva a mensagem desejada e defina os destinatários;
- Por fim, clique em ‘Salvar’
No caso de mensagens automáticas, siga as etapas décadas na lista abaixo:
Acesse as opções da conta clicando nos três pontos no canto superior direito;
Assim como foi feito na configuração das mensagens automáticas, clique em ‘Ferramentas comerciais’;
Na seção ‘Conversa’, escolha ‘Respostas rápidas’;
Escreva a resposta rápida, defina um atalho e, ao finalizar, clique em ‘Salvar’.
Vantagens do atendimento automático WhatsApp
A primeira de todas é o número de usuários no Brasil. Afinal, estamos na sétima posição no ranking de países com a maior quantidade de usuários do WhatsApp em todo o mundo.
Portanto, quando integrado a um sistema de automação de envio de mensagens, essa ferramenta traz diversas outras vantagens, não só para os consumidores, mas também para toda a empresa.
Saiba mais sobre as principais delas:
Aumento do desempenho na comunicação
O atendimento ao cliente por um WhatsApp automatizado melhora a comunicação, tornando não direta como clara e eficiente.
Então, o envio de informações é feito com uma maior facilidade, crucial para construir uma relação com os consumidores, melhorando a experiência para o cliente.
Atendimento automático WhatsApp eficiente
Como mencionamos, outra grande vantagem é a possibilidade de usar chatbots no WhatsApp Business para respostas automáticas e envio de tickets ao setor de atendimento responsável pelo chamado.
Assim, além de minimizar o tempo de espera do cliente, o agente humano entra no atendimento apenas quando necessário, ou seja, para dúvidas mais complexas.
Taxa de engajamento alta
Com a popularidade do WhatsApp nos últimos anos, os usuários ainda mantêm uma taxa de leitura e resposta alta, especialmente quando comparada ao e-mail e SMS.
Por isso, as empresas têm investido cada vez mais, seja na venda, no pós-venda ou até mesmo para educar os clientes.
Mostre o seu catálogo de serviços e produtos
Com a versão Business do WhatsApp, disponibilize o catálogo virtual com todos os serviços e produtos da empresa.
Com isso, melhore a relação com os seus leads, pois possibilita a consulta de todos os serviços e produtos já com os valores.
Para o WhatsApp usado para vendas, esse processo aumenta o resultado das vendas online.
Segmentação dos contatos
Segmente os seus contatos para mensagens personalizadas com base na fase atual do funil em que cada um está.
A partir disso, envie mensagens personalizadas no atendimento, com foco em direcionar o cliente para a próxima fase, seja a de venda ou até mesmo de educação sobre o serviço, ou produto em questão.
Atendimento automático WhatsApp em uma plataforma omnichannel
Uma plataforma omnichannel nada mais é do que um software de atendimento ao cliente desenvolvido para integrar diferentes canais de atendimento.
Com a crescente demanda da presença de empresas dos mais variados setores e nichos no WhatsApp, o software da cVortex inovou ao trazer esse canal, tornando a comunicação ainda mais fluida e eficiente.
Cada detalhe é pensado para garantir uma interação única, que valoriza o cliente e transforma qualquer contato em uma oportunidade de construir relacionamentos lucrativos e duradouros.
Qual a importância do atendimento automático no WhatsApp?
- 80% dos usuários utilizam o WhatsApp para contatar empresas;
- 66% já realizaram compras de produtos ou serviços por esse canal;
- 78% preferem o WhatsApp para esclarecer dúvidas;
- 69% utilizam o WhatsApp para acionar suporte técnico.
Cuidados com o atendimento ao cliente automático
O WhatsApp é considerado uma ferramenta de contato com grande potencial para facilitar e construir uma relação com os clientes.
No entanto, é de suma importância ter atenção a alguns pontos que podem fazer com que essa experiência não seja satisfatória. A seguir, listamos os principais cuidados:
Cuidado com as mensagens personalizadas
Sim, elas podem e devem ser usadas, mas é importante encontrar um equilíbrio entre o uso de chatbots e o atendimento personalizado e humanizado.
Clareza e objetividade
Não pense em enviar mensagens automáticas extremamente elaboradas. Além disso, o WhatsApp não deve ter a mesma formalidade do e-mail. Por isso, seja claro e objetivo, e use frases de fácil entendimento.
Defina expectativas de resposta
O cliente espera uma resposta ao enviar uma mensagem, mesmo fora do horário comercial. Portanto, informe qual é a estimativa de espera para uma resposta humana, principalmente em atendimentos automáticos do WhatsApp que não funcionam 24/7.
Mantenha o chatbot atualizado
Verifique todas as informações enviadas pelo chatbot para que os clientes tenham acesso a preços, horários de atendimento, produtos e serviços sempre atualizados.
Disponibilize a opção de atendimento com um agente humano
O atendimento com um agente humano é fundamental, principalmente para situações de problemas específicos, vendas e até mesmo um suporte.
Com um atendimento omnichannel é possível gerenciar os tickets de atendimento para o setor responsável, garantindo um melhor desempenho do atendimento para o cliente.
Analise e monitore todo o atendimento
Acompanhe o desempenho do seu atendimento automático, identifique possíveis melhorias e fique atento ao feedback dos seus clientes.
Cuidado com o excesso de mensagens
Evite o envio de mensagens em excesso para os seus clientes, principalmente fora do horário comercial. Lembre-se de que o seu cliente também tem privacidade, e ela deve ser respeitada por sua empresa.
Use uma linguagem amigável e empática
Apesar de ser um atendimento automático, use uma linguagem respeitosa, empática e educada. Claro, mantenha o profissionalismo, pois ainda é uma relação entre empresa e cliente. Um detalhe como esse faz com que os seus clientes se sintam queridos e bem atendidos.
Como atender ligação automática no WhatsApp?
Infelizmente, o atendimento automático do WhatsApp ainda não disponibiliza funções para atender as ligações automaticamente.
Afinal, essa ferramenta foi desenvolvida especificamente para a troca de mensagens instantâneas.
No entanto, é possível recorrer a algumas estratégias para gerenciar o atendimento das chamadas de forma eficiente.
A primeira delas é destacar nas mensagens automáticas que o contato para chamadas disponibilizado pela empresa é outro, juntamente com os horários de funcionamento.
Outra opção é usar ferramentas de atendimento ao cliente, como softwares com sistema omnichannel, que centralizam todos os canais de atendimento em uma única interface.
Opções como essas oferecem maior eficácia não só para o gerenciamento de chamadas, mas também de mensagens.
Aumente a eficiência do atendimento aos seus clientes com um software específico, como o da cVortex.
Solução de atendimento cVortex
Melhore a sua experiência com o WhatsApp Business trazendo-o para uma plataforma completa, que inclui automação de mensagens, agendamento de chamadas e gerenciamento de tickets.
Potencialize a eficiência do seu atendimento com um conjunto de funcionalidades avançadas, como comunicação por voz, gestão de contratos, acordos e cobranças.
Além disso, a cVortex oferece a API oficial do WhatsApp, garantindo integração perfeita com todos os canais de atendimento da sua empresa.
Nossa solução vai além do atendimento automático pelo WhatsApp Business, proporcionando um atendimento ágil e eficaz
Faça o seu teste online e gratuito agora mesmo e descubra o poder da comunicação omnichannel para empresas de médio e grande porte.
E para mais informações e dicas voltadas para a satisfação no atendimento ao cliente, acompanhe o blog da cVortex.
Automatize seu processo de atendimento e se destaque entre os seus principais concorrentes.
