Como gerir demandas de atendimento de forma automatizada?

A sua empresa busca produtividade e eficiência? Então a melhor alternativa é automatizar as demandas de atendimento e seus processos. Pois é preciso manter um controle de indicadores, resultados, quem vai receber a demanda e por aí vai.

Ou seja, hoje, é inviável administrar e gerir um negócio sem utilizar soluções de gestão e sistemas integrados.

Desse modo, se a sua empresa ainda não automatizou as demandas de atendimento, este artigo é para você. Abaixo vamos te mostrar, em 6 passos, como implantar esse sistema na sua empresa. Confira.

Quais os benefícios de automatizar as demandas de atendimento?

O atendimento automatizado tem como propósito reduzir a necessidade de interação com humanos nos atendimentos ao cliente. Ou seja, quando o cliente acessa os canais da sua empresa, um bot (robô) faz a triagem e assim, encaminha o chamado para o atendente correto, caso necessite.

Além disso, existem bots com Inteligência Artificial que conseguem resolver chamados mais simples e só quando ele realmente não consegue solucionar o problema é que o atendimento é passado para o atendente humano.

Assim, toda essa gestão de demanda é feita de forma automatizada. Desse modo, o gestor pode dividir os atendentes de acordo com suas skills e quando a tratativa chegar, o atendente tem acesso a um histórico do chamado e consegue dar andamento.  

Portanto, os benefícios de automatizar as demandas de atendimento são:

  • Velocidade de atendimento;
  • Redução no tempo de espera;
  • Aumento da produtividade da equipe de atendimento;
  • Redução de custos;
  • Atendimento 24h;
  • Otimização da operação;
  • Aumento da satisfação do cliente.

6 passos para gerir demandas de atendimento de forma automatizada

Bom, agora que você sabe os benefícios de automatizar os processos de atendimento na sua empresa, abaixo separamos 6 passos para você implementar essa solução.

1 – Faça um mapeamento dos processos internos das demandas

O primeiro passo para implementar uma solução de automatização de demandas, é mapear todos os processos internos e também os subprocessos e as interdependências. 

Assim, fica mais fácil ter uma visão sistêmica de toda a operação. Depois, analise, identifique gargalos, atividades em duplicidade ou que não agregam valor a experiência do cliente.

Desse modo, decida onde será implantada a automação e desenvolva a nova forma de processo que você acredita ser eficiente na sua empresa. 

2 – Desenvolva processos mais eficientes

Pronto! Agora que você já sabe como e onde a automação pode te ajudar, é preciso desenvolver processos mais eficientes, eliminando as fragilidades e os desperdícios. 

Nesse momento, é fundamental pensar no sequenciamento, na lógica, em quem vai receber determinadas demandas, quem vai gerenciar e como o cliente irá receber essa inovação.

Aqui é o momento de  elaborar o desenho inicial e buscar fornecedores capazes de idealizar propostas adequadas à realidade do seu negócio.

3 – Contrate uma plataforma de gestão de atendimento

Depois do planejamento é a hora de encontrar fornecedores que realizam esse tipo de trabalho, como o cVortex.

Desse modo, entre em contato com a gente, conheça nossos diferenciais,  faça uma demonstração da solução e adquira nossa ferramenta. 

4 – Treine sua equipe

Empresa contratada, agora é a hora de treinar a equipe, lembrando que o foco no cliente não pode se perder!

Até porque a automatização exige treinamento e sua equipe tem que estar preparada para novos desafios e entregar a melhor experiência para o cliente. 

E, com a eliminação de uma série de tarefas pouco relevantes, você pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, o que reforça a motivação e o engajamento.

Desse modo, é necessário fazer treinamentos para garantir a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas. 

5 – Monitore os resultados

Equipe treinada, plataforma de automatização rodando… O próximo passo é monitorar os resultados. Pois, para alavancar a produtividade, não basta apenas automatizar processos, é necessário avaliar quais os resultados e os impactos gerados. 

Ou seja, a sua análise deve ser constante por meio de indicadores de desempenho e dados específicos do seu negócio. Assim, é possível confirmar os avanços, os resultados e os pontos a serem aperfeiçoados com o tempo.

6 – Conheça Cvortex

Cvortex é uma solução completa que atende 95% das necessidades operacionais das empresas de forma nativa e que consegue se plugar em vários canais utilizados pelo cliente. 

Além disso, possuímos um conjunto de funcionalidades e configurações que permitem sua personalização para cada necessidade.

Assim, com a nossa solução, é possível desenvolver, automatizar e gerir as demandas de atendimento, criar estratégias de customer experience, pós-venda, utilizar do atendimento omnichannel para atender seu cliente em vários canais usando uma única tela e também levamos agilidade para sua equipe.

Somos um CRM CEC voltado para o atendimento e engajamento dos clientes que vai te ajudar a melhorar (e muito) o atendimento do seu cliente e a produtividade da sua equipe!

Além disso, com cVortex é possível ter:

  • Todo o histórico do seu cliente em um só lugar;
  • Experiência única em qualquer canal de atendimento;
  • Integrações facilitadas para garantir melhor experiência ao cliente;
  • Otimizar a produtividade do seu time com distribuição inteligente;
  • Desenvolver estratégias de pós-venda como o upsell de forma fácil e intuitiva.

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